Kurumların uzun dönemde yaşamlarını devam ettirebilmesi, sürdürülebilir rekabet üstünlüğü sağlayarak ortalamanın üzerinde kar elde edebilmesi için Stratejik Planlama önemli bir yönetim yaklaşımıdır.
Bain & Company’nin çeşitli dönemlerde CEO’larla yaptığı ve kullanılan en önemli yönetim araçlarının neler olduğu araştırmasına[1] göre stratejik planlama, son on beş yılda ilk üç sırada yerini korurken, 2017 yılında ise birinci sırada kendisine yer bulmuş durumda.
Stratejik planlama, askeri bakış açılarından hareketle 1970’lerden itibaren iş dünyasının gündemine oturmaya başladı ve 2000’li yıllardan sonra her sektörde artan rekabetin de etkisiyle popülaritesi daha da arttı. Başta kurumsal ölçekteki firmalar için vazgeçilmez bir yönetim aracı haline gelen stratejik planlama, büyümekte olan şirketler için de keşfedilmeyi bekleyen bir hazine niteliğinde.
Peki, şirketlerin gelecek başarısı için oldukça önemli olan bu stratejik planlama yaklaşımı nasıl etkili bir şekilde hazırlanır? Stratejik planlama hazırlarken nasıl bir yol izlemek gerekir?
Stratejik planlama konusunda eğitim ve uygulama deneyimleri olan birisi olarak bu sürecin etkin yönetilmesi için bazı paylaşımlar yapmak istiyorum.
1- Stratejik Bilinçte Olun
Stratejik bilinç, fırsat ve sorunlarını geniş bir bakış açısıyla analiz etmeyle ilgilidir. Adına stratejik düşünce de denilen, geleceği öngörme faaliyetleri stratejik bilincin en önemli yapı taşlarındandır.
Dünyadaki değişimler, faaliyet gösterilen sektördeki gelişmeler, rakiplerin aldıkları kararlar ve bunların kurumunuza olası etkilerini öngörebilmek önemlidir. Bunun içinde en önemli konuların başını merak etmek çeker. Yani, işimizi yaparken bir yandan da şirket veya sektör çevresinde neler olup bittiği ile ilgilenmek gerekir. Bunun yanı sıra değişimin hızlı bir şekilde ilerlediği günümüz iş dünyasında sürekli yeni ve taze bilgilerle kendimizi donatarak bu bilgileri stratejik kararlarda kullanmak gerekir.
Özellikle faaliyet gösterilen sektör koşullarının gelecekte nasıl olacağını şimdiden tahmin etmek bir kurumu diğerlerinden üstün hale getirmeye yardımcı olur. Tüm bunların sonucunda da kurumun orta ve uzun vadede neler yapacağı kadar, neler yapmayacağına dair çeşitli öngörüler yaparak zamanında alınan kararlarla kurumun gücüne güç katmak gerekir.
2- Strateji Komitesi Oluşturun
Etkili bir stratejik planlama sürecinin yönetiminde kuşkusuz iş lideri çok önemli bir görev üstlenir. Eğer yönetim organizasyon şemasında yapılandırılmış bir stratejik planlama birimi yoksa Lider, öncelikle bu tarz bir çalışmayı bir strateji danışmanlığı firması veya strateji alanında uzman biriyle mi yoksa kendi oluşturacağı bir stratejik planlama ekibiyle mi hazırlayacağına karar verir. Kimi kurum bu tarz stratejik çalışmalarda gerek hızlı ilerlemek gerekse know-how (bilgi-deneyim) transferi yapmak için dışarıdan destek alırken, kimisi de hem dışarıdan hem de kurum içerisinden proje ekipleri oluşturarak stratejik planlama çalışmaları yapmayı tercih edebilir.
Ben de genelde yaptığım çalışmalarda katılımcı yönetim anlayışının yaşatılması, farklı bakış açılarının bir araya gelmesinin bir sinerjiye neden olacağı düşüncesiyle liderin A takımından veya kurumu çok iyi tanıyan kişilerden oluşan bir stratejik planlama çalışma grubu kurmayı öneriyorum. Bu proje grubuna ek olarak üst düzey yöneticilerden oluşan strateji yönlendirme komitesi oluşturulmasını tavsiye ediyor, bunun çalışma usul ve esaslarını belirliyorum.
İster bir danışmanlık şirketinden hizmet alınsın, isterse kurum içeride oluşturulan proje ekipleri olsun yapılan çalışmaları çeşitli aralıklarla bu komiteye sunulmasını ve kararların komitenin desteği ve liderin onayı ile alınmasını öneriyorum. Stratejik planlama çalışmaları bittikten sonra ise, bu komitenin devamlılığı noktasında kararı kurumun liderine bırakıyorum.
3- İyi Stratejik Analiz Yapın
Ne zaman “Stratejik planlamanın en önemli fazı hangisidir” diye bir soru gelse buna cevap olarak; stratejik analiz safhası derim. Stratejik planlama çalışmalarında başarılı bir analiz süreci geçirilmesi hem stratejilerim belirlenmesinde hem stratejik planların uygulanmasında hem de arzu edilen hedeflere ulaşmada önemli bir yer teşkil eder.
Bu stratejik analiz fazı ise iki kapsamda ele alınmalıdır:
a) Kurum İçi Analizi
- Kurum analizi, kurumun arsa, bina, finansal kaynaklar gibi maddi ve marka, patent, kurum imajı, güvenilirlik, kalite veya saygınlık gibi maddi olmayan varlıklarının analiziyle başlar. Daha sonra belki de en önemli kurum için analizlerden birisi de; değerli, nadir, taklit edilmesi zor ve rakiplerin yerine koymakta zorlanacağı mal veya hizmetlerin neler olduğunun tarif edildiği temel yetenek analizidir. Örneğin, Toyota şirketinin zamanında üretim gücü, Zara markasının tedarik zinciri gücü, Coca Cola şirketinin pazarlama alanında güçlü olması gibi her şirketin de temel yeteneklerinin neler olduğunun analiz edilmesini önemserim.
Adına SWOT Analizi denilen yani Güçlü Yön (S), Zayıf Yön (W), Fırsat (O) ve Tehdit (T) analizinin Güçlü ve Zayıf Yön analizleri kurum analizi çerçevesinde değerlendirilmesi gerekir. Kurumun iç dinamiklerine bakarak, yönetim organizasyon yapıları, insan kaynakları yapıları, alt veya kullanılan sistemler, satış, üretim veya pazarlama gibi fonksiyonel konularda rekabette zayıflatıcı nelerin olduğunun listelenmesi gerekir. Aynı zamanda neden başarılı olunduğuna, rakiplere göre neyi daha iyi yaptıklarımızın analizi olan güçlü yönlerin de bu süreçte listelenmesi alınacak stratejik kararların doğru olması için oldukça hayatidir.
b) Kurum Dışı Analiz
- Şirketin faaliyette bulunduğu sektörün ve faaliyette bulunulan veya bulunulması arzu edilen bölge, ülke veya coğrafyaların birçok açıdan bakarak analiz edilmesi gerekir. Hedef pazardaki politik, yasal, ekonomik, sosyokültürel, demografik, teknolojik veya uluslararası kural ve uygulamaların veya gelişmelerin detaylandırılarak analiz edilmesi gerekir. Yine benzer şekilde faaliyet gösterilecek alanlarda mevcut veya olası rakiplerin kimler olduğu, pazarın gelişim hızı, müşterilerin kimler olduğu ve müşteri davranışlarının ne yönde değiştiği gibi konuların etraflıca değerlendirilmesi gerekir. Analizler sonucunda alınacak stratejik kararlara ek olarak bu çalışmalar ışığında gereken risk analizlerinin yapılması önemlidir.
4- Kurum Kültürünüzü Analiz Edin
Kurum kültürü en basit tanımıyla, “kurumda işlerin nasıl halledildiğin somut halidir” diyebiliriz. Öyle ki her kurumun kendine has sosyallik, dayanışma ve çıkar merkezli çeşitli şekillerde kendisini dışa vuran bir kültürü zamanla oluşturulmuştur. Çoğunlukla da bu kurum kültürünü kurucu veya liderler bilerek veya farkında olmadan şekillendirmişlerdir.
Stratejik planlama çalışmalarında Yönetim gurusu Peter Drucker’ın meşhur cümlesi “Kurum Kültürü Stratejiyi Kahvaltıda Yer” cümlesini neden kurduğunu düşünmeyi öğütlerim. Buradan da hareketle kurumun nasıl bir kültüre sahip olduğunun analiz edilmesini, mümkünse ölçülmesi için çalışmalar yapmayı öneririm. Özelikle hazırlanan stratejik planların uygulanabilir olması için kurum kültürünün stratejik planların hazırlanması sürecinde bilinmesi ve buna göre kararların alınmasının oldukça kritik olduğunu düşünürüm.
5- Zorlayıcı Vizyon Belirleyin
Vizyon, kişilerin, işletmelerin veya kurumların uzun vadede nerede olmak istediğinin tanımıdır. Kurum içi ve kurum dışı analizlerden hareketle fırsatlar ışığında ulaşılması zor bir hedef belirlenmesi gerekir.
Vizyonun zamanlaması konusunda ise hemfikir olunmuş bir rakam olmamakla birlikte sektörlerdeki değişim hızına bakarak minimum beş yıl, maksimum on yıl olacak şekilde bir referans noktası alınması söz konusu olabilir diye tavsiyelerde bulunurum.
Vizyon belirlemenin ise bir metot kullanılarak yapılması gerektiğini, vizyonun ulaşılması imkânsız, sırf vizyonumuz olsun diye yazılmış uzun metinler yerine; ölçülebilir, okunduğunda heyecan uyandıran ve motive edici nitelikte olmasına dikkat edilmesi gerektiğini desteklerim.
6- Temel Değerler Belirleyin
Değerler konusu ise daha çok kurucuların ortaya attığı, kimi zaman yazılı kimi zaman da yazılı olmayacak şekilde kendini gösterir. Değerler tüm şirket/kurum çalışanlarında olması arzu edilen, neyin doğru neyin yanlış olduğunun ayrımının yapılabildiği, belirlenen vizyona ulaşmak için bir tür kılavuz görevi üstlenir. Her kurumun adalet, eşitlik, insan odaklılık, kalite odaklılık gibi çeşitli temel değerlerin olması gerekir. Fakat başkalarının değerlerini kopyalamayı değil, gerçekten kuruma has değerlerin aranıp bulunmasını şiddetle tavsiye ederim.
7- Stratejiler Belirleyin
Stratejiyi, ulaşılmak istenen hedefe yönelik seçilen yol ve yöntem olarak tanımlayabiliriz. Şirketler ise hedeflerine ulaşmak için büyüme veya küçülme planları yapabilir. Bu büyümelerini ürettikleri kar, kendi öz sermayeleriyle yapabileceği gibi çeşitli kurum veya kuruluşlarla ortaklıklar yaparak, yeni şirketler kurarak veya satın almalar yaparak bu hedeflerini hayata geçirebilir. Bu noktada hangi stratejinin izleneceğine ve ne zaman hangi hamlenin yapılacağına dair kararların alınması da stratejik planlama sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır.
Diğer yandan marka veya kurumsal konumlandırma adına da maliyet liderliği, farklılaşma veya odaklanma stratejilerinden birisi veya bir kaçına yönelik uygulanabilir kararlar alarak buna yönelik pazarlama, satış, üretim, tedarik, insan kaynakları, finansal konularda gereken adımlar bu temellere göre şekillendirilmelidir.
8- Kurumsal Hedef Sistemi Kurun
Başarının nasıl ölçüleceğinin kurumsal hedef karne yöntemleri kullanarak belirlenmesi gerekir. Bunun adına KPI (Key Performance Indicator) da denilen finansal veya finansal olmayan anahtar performans ölçütlerinin ve hedef değerlerimin belirlenmesi gerekir. Bu göstergeler, vizyon kaç yıl için belirlenmiş ise ilgili yıla kadar hedef tahminleri yapılmalı, buna göre öngörüler yapılmalıdır. Bu konuda dünyada en çok tercih edilen Balance Score Card, OKR (Objective Key Results) ve Hoshin Kanri gibi tekniklerin kullanılması da genelde önerilerim arasında yer alır.
9- Stratejik Plan Bütçesi Yapın
Özellikle stratejik amaç ve hedeflere ulaşmak için proje ve faaliyetlerin planlaması yapılmalı ve bu faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli kaynak tayini de sağlanmalıdır. Tıpkı kurumun gelir ve gider bütçesi gibi stratejik planlama bütçesinin de yapılarak kurum bütçesi ile gerekli entegrasyonların sağlanması gerekir.
10- Sürece Liderlik Edin
Stratejik düşünce, stratejik analiz, stratejik karar ve stratejik planlama süreci de liderliğe ihtiyaç duyar. Özellikle stratejik yönetim süreçleri için biçilmiş kaftan olan stratejik liderlik [2] tarzının tüm bu süreçlerde etkin bir şekilde uygulanması önemlidir.
Planlanan stratejilerin gerçekleşme durumları belirli dönemlerde analiz edilerek, varsa revize edilmesi gerekenlere zamanında müdahaleler yapılmalıdır. Bu yönetim tekniğinin etkin bir şekilde kurumda yaşatılması için bir yönetim kültürü haline gelmesi için de zamana ve doğal olarak olgunlaşmaya ihtiyaç vardır.
Unutulmaması gereken ise, stratejik planlama adı üzerinde bir tür planlama sürecidir. Olması gereken ise bu sürecin devamında stratejilerin uygulanması, stratejilerin kontrolü ve stratejilerin hayata geçmesine liderlik edilmesidir.
Stratejik yönetim konusuna bütünsel açıdan bakmadan, harika bir stratejik plan hazırlansa da etkili uygulama olmadan hazırlanan stratejik planların raflarda duran ansiklopedilerden bir farkı olmayacağını hatırlatmak isterim.
[1] https://media.bain.com/management_tools/baintoptentools/2017/
[2] https://kamilbayar.com/stratejik-liderlik/
Dr. Kamil BAYAR
